#WirBleibenZuhause – Mit diesen Home Office Tools arbeitest Du effizient
Kein Thema beschäftigt die Medien aktuell mehr als die Ausbreitung des Coronavirus SARS-CoV-2 (COVID-19). Dadurch waren sowohl Politik als auch die Unternehmen in den vergangenen Wochen zum Umdenken gezwungen – viele mussten sogar ihren Betrieb bis auf Weiteres einstellen. Vor allem Bürojobs können in den meisten Fällen von Zuhause aus erledigt werden, weshalb sich aktuell zahlreiche Mitarbeiter während der Pandemie im Home Office befinden. Damit tragen die Unternehmen dazu bei, dass die Mitarbeiter in ihren eigenen vier Wänden bleiben, um die Ansteckungskurve flach zu halten. #FlattenTheCurve
Bereits in unserem vergangenen Blogbeitrag verraten wir, wie man im Home Office effizient arbeiten kann und haben hierfür sechs relevante Punkte zusammengestellt. Heute geben wir Dir wichtige Home Office Tools mit an die Hand, die die Arbeit von Zuhause aus realisieren und vereinfachen.
#Kommunikation und Austausch im Team sind das A & O
Für einen reibungslosen Unternehmensablauf sind (bereichsübergreifende) Absprachen mit den Kollegen unerlässlich. Durch Home Office ist die Face-to-Face Kommunikation gleich Null und die Mitarbeiter müssen auf andere Kommunikationswege ausweichen. Doch sind wir mal ehrlich, der Austausch per E-Mail dauert oftmals einfach zu lange. Aus diesem Grund sollte man auf Messenger setzen, die dabei helfen, die Kommunikation sowohl in einzelnen Teams als auch im gesamten Unternehmen zu organisieren. Die drei folgenden Tools sind die relevantesten und am häufigsten verwendeten Messenger, die für den Austausch genutzt werden:
Slack
- Integration von über 800 Drittanbieter Apps (z.B. Zoom, Google Drive, Microsoft OneDrive) möglich
- Anrufe mit bis zu 15 Personen
- Desktop-App für Windows, Mac und Linux sowie Mobile-App für Android und iOS
Microsoft Teams
- Integration von 400 Drittanbieter Apps möglich und bessere Synergien mit Microsoft 365 Anwendungen
- Anrufe mit bis zu 50 Personen
- Desktop-App für Windows, Mac und Linux sowie Mobile-App für Android und iOS
Circuit
- deutscher Anbieter mit Server in Amsterdam und somit europäischem Datenschutz
- Software kann auf eigenem Server gehostet werden
- Desktop-App für Windows und Mac sowie Mobile-App für Android und iOS
#Trotz Home Office Meeting-Feeling per Videocall
Ob das morgendliche Team-Meeting, die Besprechung der Abteilungsleiter oder der wöchentliche Workshop am Donnerstag – all diese Termine sind im Home Office nicht mehr realisierbar. Oder doch?! Mit Hilfe von diversen Tools können virtuelle Meetings auf einfache Weise abgehalten werden. Und auch wenn sich die Kollegen nicht persönlich gegenüber sitzen, so kann der Austausch per Videocall auch ganz simpel in der Gruppe stattfinden:
Zoom
- kostenlose Version mit bis zu 100 Teilnehmern bei einer Videokonferenz
- Dauer eines Meetings ab drei Teilnehmern auf 40 Minuten beschränkt
- synchronisiert sich zudem mit allen gängigen Kalender-Systemen
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die für sichere Kommunikation sorgt
Skype
- Integration in Microsoft Teams (bis zu 50 Teilnehmer)
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die für sichere Kommunikation sorgt
FaceTime
- für kleine Unternehmen mit bis zu 32 Personen im Videocall
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die für sichere Kommunikation sorgt
#Organisation & Projektmanagement im Home Office
Ganz egal, ob im Home Office oder nicht – die Organisation des Arbeitstages ist für eine strukturierte Arbeitsweise äußerst wichtig. Für die einzelnen Projekte werden To-Do- und Prioritäten-Listen erstellt, wofür heutzutage selbstverständlich Tools genutzt werden. Die folgenden Anwendungen dienen dazu, Projekte anzulegen, weitere Personen hinzuzufügen, To-Do’s zu kommentieren, Aufgaben zuzuweisen und den Bearbeitungsstand zu überwachen.
Asana
- kostenlose Version für bis zu 15 Personen
- Integrationen von Drittanbietern
Trello
- kostenlose Version mit bis zu 10 Team-Boards und ein Power-Up pro Board
- Integrationen von Drittanbietern
Hive
- kostenloser Test für 14 Tage
- Integrationen von Drittanbietern
#Cloud-basierte Datenspeicherung und kollaboratives Arbeiten
Für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, wie bspw. Präsentationen, können die folgenden Tools genutzt werden, wodurch den Mitarbeitern eines Unternehmens kollaboratives Arbeiten ermöglicht wird.
Google Drive
- 15 GB kostenloser Speicherplatz
- Integration mit anderen Anwendungen von Google
- Verschlüsselung der Dateien
Dropbox
- 2 GB kostenloser Speicherplatz
- Dropbox Paper ist ein von Dropbox entwickelter kollaborativer Dokumentbearbeitungsdienst
- Verschlüsselung der Dateien
Owncloud
- im Gegensatz zu Google Drive und Dropbox werden Daten auf dem unternehmenseigenen Servern gespeichert
#Datentransfer enormer Dateigrößen
Fix mal eine Datei an die Kollegin schicken? Die Datei ist jedoch zu groß für den E-Mail-Anhang? Mit diesen Datentransfer-Tools können Mitarbeiter auch größere Dateien schnell und unproblematisch teilen:
Wetransfer
- Dateien über E-Mail oder Freigabe-Link ( eine Woche bestehend und ohne Passwort)
- ohne Anmeldung bis zu 2 GB Datentransfer
- Wetransfer Pro für 12 € pro Monat mit 20 GB Datentransfer und einen 1TB dauerhaften Speicherplatz mit optionalem Passwortschutz
Firefox Send
- Dateien über einen Freigabe-Link (verfällt nach Download oder 24 Stunden)
- ohne Anmeldung Dateien mit bis zu einem Gigabyte Größe freigeben ( mit Anmeldung 2,5 GB möglich)
Terashare
- kostenlose Version
- Maximalgröße von Dateien ist 10 GB
#Weitere Home Office Tools, die Du kennen solltest
Im Arbeitsalltag sind technische Probleme nicht ausgeschlossen. Wer kennt nicht das typische Szenario: Der Computer läuft nicht mehr richtig – die Programme hängen sich ständig auf und die Reaktionsgeschwindigkeit der Maus beträgt nahezu Null. Normalerweise ist fix ein technikaffiner Kollege zur Stelle, doch im Home Office ist das nicht möglich. Schnell muss eine Fernwartung her! Mit Teamviewer können Mitarbeiter auf den Computer einer anderen Person zugreifen. Gängige Alternativen zu Teamviewer sind Smartsheet und Anydesk Free.
Sind wir doch mal ehrlich: Home Office birgt die Gefahr der Prokrastination zu verfallen – wir tendieren ab und an dazu, unsere Aufgaben aufzuschieben, schauen nur mal schnell auf den sozialen Netzwerken was so los ist oder informieren uns über die Wettervorhersage am Wochenende. Abhilfe schafft hier Rescue Time, ein Tool, mit dem Mitarbeiter überprüfen können, wie viel Zeit sie auf welchen Webseiten verbracht haben. Zusätzlich können damit Seiten wie Facebook oder YouTube für eine gewisse Tageszeit blockiert werden. Dieses Tool sorgt nicht nur für einen klaren Fokus, sondern gleichzeitig für eine steigende Produktivität im Home Office Alltag.
Mit dieser Übersicht hast du nun die wichtigsten Anwendungen für deine Arbeit von Zuhause aus immer auf einen Blick.
Hast Du darüber hinaus hilfreiche Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern? Lass es uns in den Kommentaren wissen!
Stay at Home,
Franzi & Florian
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yours– but the theme slows (!) the site down quite a bit.
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Keep up the good work– and hope you all take care of yourself during the coronavirus scare!
We currently use the theme “Avant”. You can steal it, if you want 😀
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